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会议接待流程

     接待了很多年的会议,会议流程基本变化不大,不过该注意的地方还是很多,每一关都不能随便处理,每一次都要认真对待。接待会议的基本流程如下:

一.联系:

联系分主动联系与被动联系,主动联系是我们知道会议举办方有会议意向后的主动联系,被动联系是指会议举办方通过其它渠道找到我们;一般联系到我,我都会要求对方尽可能提供比较详细的一些计划,这样方便后面的策划及方案编写。

二.策划:

根据客户的会议基本要求,策划会议的基本方案:地点选择、酒店选择、日程安排、会议项目、餐饮安排、接送机安排等等,每个细节都必须考虑客户的承受力和满意程度。

三.方案提供:

 把基本的策划思路和客户沟通,并形成文字方案,以便客户在其单位的备案和审批。

四.前期考察:

考察满意后,进行合约的签署,把所有接待涉及内容编写入内,个人认为,签署合约对双方都有好处,不要拍胸膀决定;而且细节相当重要;我们海南旅游资讯网前年接待的上海汽轮机的订货会,客户的要求相当细,很多想到的或没想到的细节都被罗列出来,虽然前面略嫌烦琐,但是后面很多相关问题解决起来就非常流畅了。

五.合约:

签好合约我是要求有一定的预付款的,这样整个会议过程才会流畅,因为酒店预订需要预付款、车辆预订也需要预付款;如果不提供预付款,我们的订单随时有可能被取消;这是件不可弥补的麻烦事,特别是会议人数多的时候。

六.预付款:

签好合约我是要求有一定的预付款的,这样整个会议过程才会流畅,因为酒店预订需要预付款、车辆预订也需要预付款;如果不提供预付款,我们的订单随时有可能被取消;这是件不可弥补的麻烦事,特别是会议人数多的时候。

七.预订:

这是我方必须认真操作的一件事,把合约相关的一些接待单位预订好,该给的预付款一定要到位;海南很多时候的客房是突然紧张的(只要出现一些大型会议或活动)。

八.接待:

接待是整个会议的核心部分,包括接送机、会议安排、客房安排、用车安排、活动组织等,都应严格按照合约操作,当然一些突发事件或标准增减随时都作出相对应的调整;这个细节我将在另外一篇文章说明。

九.结算:

会议操作结束时,双方财务人员认真核对各类单据,严格按照合约执行核算。

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